Zuinig

Steeds meer organisaties krijgen er weer mee te maken, bezuinigingen! En over het algemeen zijn het bezuinigingen die ingrijpend zijn. Het gaat niet meer om het uitstellen van een training of het versoberen van de uitgaven. Nee, er wordt nu echt gesneden en er worden structuren aangepast en medewerkers boventallig verklaard. Processen waar interne communicatie een belangrijke rol speelt.

Vergeleken met een paar jaar terug vallen me een paar zaken op. Ten eerste het mediagebruik. Veel directies hebben er geen moeite mee om ingrijpende veranderingen via de mail mee te delen aan de medewerkers. Soms omdat men niet door heeft dat zo'n boodschap een geweldige impact heeft. En men in de eigen ivoren toren over het hoofd ziet dat veel mensen in de organisatie geen idee hebben wat er speelt. Ook zie ik vermijdingsgedrag. Als de directeur via de mail of intranet communiceert, hoeft hij zelf niet voor de troepen te staan. Misschien is het ouderwets, maar ik denk dat er bij slecht nieuws nog steeds niets boven face-to-face contact gaat. Een zeepkist bijeenkomst met alle medewerkers, gevolgd door kleinschalige sessies met de eigen afdeling om de gevolgen van de boodschap te vertalen naar de eigen situatie. Ruimte om betekenis te geven en feedback te verzamelen. En het liefst managers van te voren voorbereiden op hun rol als moderator.

Een tweede punt dat valt is de snelheid waarmee geruchten door de organisatie verspreiden. Via yammer en social cast spredit de olievlek zich nog sneller door de organisatie als voorheen. En niet alleen binnen de organisatie. Ook Hyves en Twitter worden door medewerkers ingezet om de reorganisaties met collega's vrienden en bekenden te bediscussiëren. Verbieden helpt niet. Wel is het zinnig om te monitoren hoe men over de verandering tweet. Bij goede monitoring is het goed mogelijk om te horen hoe men over de verandering praat en om misverstanden naar boven te brengen. Dat maakt het mogelijk hier communicatief op te reageren. Een taak voor managers, waar communicatiemensen bij kunnen helpen.

Interessant is een derde ontwikkeling: de inzet van social media om te komen tot verbeter- en bezuinigingsvoorstellen. Via intranetsites, interne blogs en discussieplatforms blijkt het prima mogelijk om snel bezuinigingssuggesties te verzamelen die leven binnen de organisatie. Een duidelijke vraagstelling met kaders is hierbij handig. Zeker als er ruimte is om op elkaars suggesties te reageren en aan te vullen kan dat snel tot goede resultaten leiden. Voor het aanleveren van eerste wilde ideeën werken digitale platforms vaak beter dan bijeenkomsten. Men voelt zich vrijer om suggesties te leveren en men denkt sneller over eigen grenzen heen. Er ontstaat dan en echte digitale brainstorm. De eerste suggesties kunnen vervolgens uitgewerkt worden via een wiki, of face-to-face in een werkgroep. Afhankelijk van het type idee en de organisatie. Voor organisaties die minder interne social media beschikbaar hebben kan het aanleveren van suggesties ook via email. Waar deze methode is toegepast werden soms suggesties geleverd die het veranderteam niet had verzonnen, maar die veel bezuiniging op bleken te leveren. Zelfs in tijden van grote bezuinigingen bleek men op deze fora zeer constructieve mee te denken.

En zo merk je dat er een nieuwe dynamiek in organisaties bij verandering ontstaat. Interne social media kunnen bijdragen aan het genereren van verbetervoorstellen. Face-to-face communicatie blijft noodzakelijk voor het duiden van de omvang van de verandering en helpt bij het verder uitwerken en implementeren van ideeën. In alle gevallen geldt wel; organisaties die in rustige tijden hebben geïnvesteerd in deze communicatievormen, plukken nu de vruchten.

Huib Koeleman
Wit communicatie adviseurs

Plaats een reactie:

Nieuwe columns en recensies